دومین جلسه شورای سیاست‌گذاری شانزدهمین همایش بین‌المللی نظریه گروه‌های ایران، در ساعت 12:30 روز شنبه، مورخ 13 آبان ۱۴۰۲ به صورت حضوری در سالن جلسات معاونت پژوهشی برگزار شد. در این جلسه، دکتر قربانی دبیر علمی همایش به لزوم تقسیم وظایف و امور همایش بین اعضا اشاره کردند. فعالیتهای لازم الاجرا شامل مواردی همچون ویراستاری مقالات، تهیه کتابچه مقالات،  مدیریت کانالهای اطلاع رسانی در اپلیکیشن های مختلف و ... تعیین شد و متصدی هر یک از امور تعیین گردید.  تعداد سخنرانی های خارجی و داخلی و مدت زمان ارائه هر سخنرانی تعیین شده ، بر لزوم کنترل دقیق فاصله های زمانی تاکید شد. همچنین، جدول زمانی برنامه‌های همایش طراحی شد.